Ferill 938. máls. Aðrar útgáfur af skjalinu: PDF - Word Perfect.
154. löggjafarþing 2023–2024.
Þingskjal 1891 — 938. mál.
2. umræða.
Nefndarálit með breytingartillögu
um frumvarp til laga um breytingu á lögum um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014 (gjaldskrá, rafræn skil).
Frá meiri hluta allsherjar- og menntamálanefndar.
Nefndin hefur fjallað um málið og fengið á sinn fund gesti frá menningar- og viðskiptaráðuneyti, Þjóðskjalasafni Íslands, Reykjavíkurborg, Sögufélagi Kópavogs, Félagi héraðsskjalavarða á Íslandi og Héraðsskjalasafni Árnesinga og þá Árna Pétur Árnason, Sigurð Gylfa Magnússon og Hrafn Sveinbjarnarson.
Nefndinni bárust níu umsagnir sem eru aðgengilegar undir málinu á vef Alþingis ásamt minnisblaði frá menningar- og viðskiptaráðuneyti.
Umfjöllun nefndarinnar.
Jafnræði milli sveitarfélaga.
Eitt af markmiðum laga um opinber skjalasöfn, nr. 77/2014, er að tryggja jafnræði milli sveitarfélaga hvað varðar kostnað vegna lögbundinnar vörslu og meðferðar opinberra skjala þar sem sveitarfélög ýmist greiði kostnað vegna reksturs héraðsskjalasafns eða vegna skila á afhendingarskyldum gögnum til Þjóðskjalasafns Íslands. Áform Reykjavíkurborgar og í kjölfarið Kópavogsbæjar um að hætta að starfrækja héraðsskjalasafn gáfu menningar- og viðskiptaráðuneyti tilefni til að skoða þau ákvæði laga um opinber skjalasöfn sem á reynir í slíku tilviki. Sú skoðun leiddi í ljós að gildandi lög eru óskýr. Frumvarpið miðar að því að endurskoða ákvæði laganna um gjaldtökuheimildir opinberra skjalasafna, jafnt Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalasafna, með það fyrir augum að auka skýrleika laganna og stuðla að jafnræði milli sveitarfélaga. Að mati meiri hlutans er mikilvægt að þau sveitarfélög sem ákveða að sinna langtímavörslu skjala með rekstri eigin héraðsskjalasafns eða aðkomu að slíkum rekstri standi ekki hallari fæti en þau sem gera það ekki. Skýrari heimildir fyrir því að Þjóðskjalasafn Íslands innheimti gjald af sveitarfélögum sem ekki reka héraðsskjalasafn hefðu jákvæð áhrif á jafnræði sveitarfélaga. Að mati meiri hlutans stuðla tillögur frumvarpsins að því að tryggja betur að sveitarfélög, sem kjósa að starfrækja ekki eigið héraðsskjalasafn, greiði fyrir þá starfsemi sem Þjóðskjalasafn Íslands sinnir fyrir þeirra hönd.
Afhending skjala á rafrænu formi.
Í a-lið 3. gr. frumvarpsins er lögð til orðalagsbreyting á 1. mgr. 15. gr. laganna. Markmið þess ákvæðis er að auka veg rafrænnar skjalavörslu hjá hinu opinbera. Lagt er til að kveðið verði á um þá meginreglu að gögnum skuli skilað á því formi sem þau urðu til á. Eins og fram kemur í greinargerð með frumvarpinu verður yfirgnæfandi meiri hluti gagna í nútímastjórnsýslu til með rafrænum hætti sem þýðir að með breytingunni er í raun lögfest meginregla um rafræn skil skjala. Skil á pappírsformi verði því undantekning. Er það í samræmi við stefnu stjórnvalda, en í sáttmála um ríkisstjórnarsamstarf Framsóknarflokks, Sjálfstæðisflokks og Vinstrihreyfingarinnar – græns framboðs er kveðið á um stefnu um rafræna langtímavörslu skjala og endurnýjun rafrænna innviða opinberrar skjalavörslu. Í umsögn Þjóðskjalasafns Íslands er lögð sérstök áhersla á mikilvægi þessarar breytingar. Með henni sé stutt við stafræna vegferð hins opinbera, bæði hjá ríki og sveitarfélögum. Þá telur Þjóðskjalasafn Íslands að með rafrænum skilum skjala verði varðveisla opinberra upplýsinga betur tryggð en með útprentun á rafrænum gögnum á pappír.
Breyting gjaldskrárheimilda.
Í umsögn Þjóðskjalasafns Íslands er tekið undir mikilvægi breytinga á gjaldskrárheimildum m.a. hvað varðar að Þjóðskjalasafn fái heimild til að taka gjöld af sveitarfélögum sem kjósa að skila afhendingarskyldum skjölum til safnsins vegna þjónustu sem safnið á að veita til þeirra samkvæmt lögunum. Öll sveitarfélög eigi að bera kostnað af langtímavörslu skjala sinna, annaðhvort með því að reka héraðsskjalasafn, vera aðili að slíku safni eða með því að afhenda skjöl til Þjóðskjalasafns og greiða fyrir vörsluna. Samkvæmt núgildandi lögum hafi Þjóðskjalasafni eingöngu verið gert kleift að taka gjald fyrir vörslu skjala sveitarfélaga en ekki fyrir aðra þjónustu sem safnið á að veita samkvæmt lögunum, þ.e. ráðgjöf og eftirlit með skjalahaldi og miðlun gagna. Með breytingunni verði því stuðlað að jafnræði á milli sveitarfélaga er varðar kostnað við langtímavörslu skjala.
Í umsögn Reykjavíkurborgar er gerð athugasemd við ákvæði b-liðar 2. gr. frumvarpsins sem breytir 4. málsl. 4. mgr. 14. gr. laganna. Með því ákvæði er lögð til breyting til að skýra hvað falist getur í þeim kostnaði sem hlýst af afhendingu sveitarfélags á skjölum til Þjóðskjalasafns Íslands og sveitarfélagi ber að standa undir. Að mati Reykjavíkurborgar er óljóst hvað átt sé við með gjaldtöku sem varðar ráðgjöf um skjalahald og eftirlit, þ.e. hvort gjaldtakan sé vegna afhendingar skjala eða vegna almennrar starfsemi. Í minnisblaði ráðuneytisins, dags. 29. maí 2024, kemur fram að ákvæðið sé nánar skýrt í greinargerð með frumvarpinu. Hlutverk opinberra skjalasafna sé að hafa eftirlit með framkvæmd afhendingarskyldra aðila á lögum um opinber skjalasöfn, reglugerðum sem ráðherra setur og reglum sem settar eru á grundvelli laganna, sbr. 4. tölul. 13. gr. laganna. Mikilvægur hluti leiðbeinandi eftirlits er því að veita ráðgjöf og fræðslu um skjalahald í samræmi við gildandi lög, reglugerðir og reglur.
Fyrir nefndinni var bent á að ef gjaldskrá væri ekki í samræmi við raunkostnað gætu skapast rangir hvatar við uppbyggingu skjalasafna. Líkt og rakið er í greinargerð með frumvarpinu er gjaldtöku fyrir vörslu skjala sveitarfélaga ætlað að tryggja jafnræði milli sveitarfélaga hvað varðar kostnað vegna lögbundinnar vörslu og meðferðar opinberra skjala óháð því hvort þau standi að rekstri héraðsskjalasafns eða skili afhendingarskyldum gögnum til Þjóðskjalasafns. Í minnisblaði ráðuneytisins, dags. 29. maí 2024, er bent á að verði frumvarpið að lögum verði gjaldtökuheimildir skýrari, þær afmarkast við ákveðna þætti og skulu, sbr. 4. mgr. 6. gr. frumvarpsins, ekki vera hærri en raunkostnaður af þeim kostnaðarliðum sem þeim er ætlað að standa undir. Gagnsæi og fyrirsjáanleiki um kostnað sveitarfélaga muni því aukast verði frumvarpið að lögum.
Meiri hlutinn undirstrikar að lögbundið verður að gjöld samkvæmt gjaldskrám opinberra skjalasafna verði ekki hærri en raunkostnaður af þeim kostnaðarliðum sem þeim er ætlað að standa undir að teknu tilliti til tilgreindra útgjalda. Meiri hlutinn tekur undir mikilvægi þess svo að tekjur Þjóðskjalasafns aukist ekki umfram kostnað af því að taka við skjölum sveitarfélags og sveitarfélög beri sannanlega þann kostnað sem hlýst af lögbundnum verkefnum þeirra við skjalavörslu.
Lögbundin afgreiðsla eða þjónusta og aukin rannsóknarvinna.
Með 5. gr. frumvarpsins er lögð til sú viðbót við 3. mgr. 44. gr. laganna að heimilt verði að taka gjald fyrir svokallaða aukna rannsóknarvinnu við aðgang að gögnum í vörslu opinbers skjalasafns, komi fram ósk um slíka viðbótarþjónustu. Í umsögn Reykjavíkurborgar kemur fram að afar áríðandi sé að gerð séu greinargóð skil á milli lögbundinnar afgreiðslu og þjónustu og aukinnar rannsóknarvinnu.
Meiri hlutinn tekur undir mikilvægi þess að skýrlega sé greint þar á milli en bendir á að í greinargerð með frumvarpinu eru skil á milli lögbundinnar afgreiðslu og þjónustu og umbeðinna rannsóknarverkefna og aukinnar rannsóknarvinnu útskýrð nánar. Þar kemur fram að lögbundin grunnþjónusta felist m.a. í veitingu aðgangs að safnkosti í samræmi við lögin og með hliðsjón af leiðbeiningarskyldu stjórnvalda. Þannig er eðlilegt að notanda sé veittur aðgangur að skjölum, t.d. á lestrarsal skjalasafns, og honum leiðbeint um hvar í safnkostinum hann kunni að finna þær upplýsingar sem hann leitar. Með aukinni rannsóknarvinnu sé átt við aðstoð sem sérfræðingur opinbers skjalasafns getur veitt umfram lögbundna grunnþjónustu, svo sem við ítarleit að tilteknum upplýsingum eða rannsókn vegna tiltekinnar fyrirspurnar. Slík vinna er eðli málsins samkvæmt tímafrek og getur því fallið utan þeirrar þjónustu sem opinberu skjalasafni ber lagaskylda til að veita. Að mati meiri hlutans er eðlilegt að skjalasafn hafi heimild til að innheimta gjald fyrir þess háttar þjónustu sé eftir henni óskað.
Hlutverk og ábyrgð héraðsskjalasafna.
Meiri hlutinn leggur áherslu á að héraðsskjalasöfn gegna veigamiklu hlutverki í skjalavörslu í landinu og mikilvægt er að hún fari fram víða um land. Héraðsskjalasöfn geyma verðmæt skjöl sem varðveita gögn sem lúta að réttindum borgaranna og ákvörðunum stjórnvalda ásamt því að vera liður í mikilvægu menningarstarfi um land allt. Þá áréttar meiri hlutinn nauðsyn þess að virkt samstarf og samráð eigi sér stað á milli héraðsskjalasafna, Þjóðskjalasafns og ráðuneytis. Mikilvægt er að á þeim vettvangi fari fram samstarf um mörg og ólík verkefni, þar á meðal hvað varðar setningu gjaldskrár Þjóðskjalasafns sem skal svo staðfest af ráðherra.
Meiri hlutinn ítrekar þann skilning sem fram kemur í minnisblaði ráðuneytisins, dags. 29. maí 2024, um að lög um opinber skjalasöfn geri ráð fyrir að ábyrgð á vörslu opinberra skjala sé verkefni ríkis og sveitarfélaga og að fjárhagsleg ábyrgð haldist í hendur við það. Meiri hlutinn beinir því jafnframt til ráðuneytisins að það verði skoðað hvort þörf sé fyrir frekari endurskoðun laganna eða aðra vinnu af hálfu ráðuneytisins.
Breytingartillögur.
Tillaga um breytingu á 6. gr. frumvarpsins.
Með 6. gr. frumvarpsins er lagt til að heildstæðu gjaldskrárákvæði verði bætt við lögin, þar sem taldir verði upp þeir gjaldtökuliðir sem opinberum skjalasöfnum er heimilt að byggja gjaldskrá á. Í ákvæðinu verði sérstaklega vísað til ákvæða laganna þar sem fjallað er um þá þjónustu í starfsemi opinberra skjalasafna sem þeim er heimilt að innheimta gjald fyrir.
Í 4. gr. frumvarpsins er lagt til að við 20. gr. laga um opinber skjalasöfn bætist heimild fyrir Þjóðskjalasafn Íslands til að innheimta gjald vegna opinberrar miðlunar efnis frá sveitarfélagi, sem ekki starfrækir héraðsskjalasafn í samræmi við ákvæðið. Í minnisblaði ráðuneytisins, dags. 29. maí 2024, kemur fram að láðst hafi að taka þann gjaldtökulið fram í gjaldskrárákvæði 6. gr. frumvarpsins. Leggur meiri hlutinn því til breytingu til leiðréttingar.
Þá er lögð til breyting sem er tæknilegs eðlis. Að framangreindu virtu leggur meiri hlutinn til að frumvarpið verði samþykkt með eftirfarandi
BREYTINGU:
1. Við efnisgrein 6. gr.
a. Á eftir e-lið 1. mgr. komi nýr stafliður, svohljóðandi: miðlun efnis frá sveitarfélagi sem ekki starfrækir héraðsskjalasafn, sbr. 20. gr.
b. Í stað „f- og g-lið“ í 1. málsl. 3. mgr. komi: g- og h-lið.
2. Orðin „frá 6. desember 2021“ í 2. mgr. 9. gr. falli brott.
Bergþór Ólason og Bryndís Haraldsdóttir voru fjarverandi við afgreiðslu málsins. Bryndís Haraldsdóttir ritar undir álitið samkvæmt heimild í 2. mgr. 29. gr. þingskapa.
Alþingi, 12. júní 2024.
| Bryndís Haraldsdóttir, form. |
Líneik Anna Sævarsdóttir, frsm. |
Berglind Ósk Guðmundsdóttir. |
| Eyjólfur Ármannsson. | Hafdís Hrönn Hafsteinsdóttir. | Jódís Skúladóttir. |
